Adopté lors du CA de Bruxelles le 29 avril 2009 et modifié lors du conseil d’administration tenu à Sofia le 1er novembre 2012

Article 1 – Objectif du règlement

Le présent règlement intérieur de GEMME précise, conformément à l’article 11 des statuts, certains points non prévus par ces statuts.

Article 2 -Langues de travail

Les langues de travail sont le français et l’anglais. Tous les textes destinés à l’ensemble des membres doivent être écrits dans les deux langues ou dans l’une d’elles. L’usage d’autres langues est facultatif notamment pour les messages et communications destinés essentiellement à un groupe linguistique déterminé.

Article 3 – Membres, cotisations

  1. Les membres titulaires acquièrent de droit cette qualité lors de leur demande adressée à l’association ou au président de la section nationale, après le paiement de la première cotisation. La section nationale dont ils relèvent examine si le candidat répond aux critères statutaires et, si ce n’est le cas, en fait part au bureau.
  2. Sur proposition du bureau, le conseil d’administration délègue aux sections nationales l’admission des membres associés.
  3. Les cotisations sont payées annuellement au cours du premier trimestre de l’année civile. Cette règle n’empêche pas qu’une personne puisse être admise en tant que membre de GEMME après cette date. GEMME peut admettre le paiement de la cotisation annuelle jusqu’au début de la réunion à laquelle le membre souhaite participer.
  4. Le paiement des cotisations se fait en principe par l’intermédiaire des sections nationales. En cas de paiement direct à GEMME, le trésorier en informe le représentant de la section nationale concernée. La liste nominative des membres avec leur fonction et leur adresse e-mail est adressée au trésorier et au secrétaire général, pour autant que la personne ne s’oppose pas à la communication de son adresse e-mail.
  5. Le conseil d’administration fixe annuellement le montant de la cotisation pour les personnes physiques et morales.
  6. Le conseil d’administration peut fixer une valeur à partir de laquelle les sections nationales peuvent conserver les cotisations reçues.

Article 4 -Rapports

  1. L’assemblée générale vote sur le rapport moral et d’activité des deux années écoulées, présenté par le président, et sur le rapport financier présenté par le trésorier, ces rapports étant préalablement communiqués au conseil d’administration. Elle arrête par vote les orientations à suivre pour les deux prochaines années.
  2. Le conseil d’administration doit respecter les orientations votées par l’assemblée générale.

Article 5 – Conseil d’administration

Le conseil d’administration organise et veille à l’animation des activités de l’association, dans le respect des orientations données par l’assemblée générale. Notamment, il planifie les activités annuelles ou extraordinaires, établit le budget de l’association ainsi que les comptes à soumettre à l’assemblée générale et prépare les assemblées générales. En cas de démission, ou de révocation par le conseil d’administration d’un membre du bureau en cours de mandat, il choisit son remplaçant pour la durée du mandat restant à courir. Les décisions du conseil d’administration peuvent être prises par voie électronique en cas de nécessité. Le conseil d’administration émet de sa propre initiative des recommandations auprès des autorités communautaires et intervient auprès des autorités nationales à la demande de la section nationale correspondante.

Article 6 – Bureau

Le bureau prépare les décisions du conseil d’administration et administre les affaires courantes sous le contrôle du conseil d’administration. Il peut valablement délibérer par voie électronique.

Article 6 A- Secrétariat général

Le secrétariat général est coordonné par le secrétaire général. Il comprend aussi un secrétaire général adjoint, et éventuellement un secrétaire général suppléant, ainsi que le trésorier et le trésorier adjoint ; il inclut également les membres du conseil d’administration que le conseil désignera pour des tâches spécifiques, et qui constitueront un service d’appui, notamment pour les questions suivantes :

  • site
  • liste de discussion
  • relations avec des Institutions internationales
  • point de liaison concernant des colloques, des traductions et des publications.

Article 7- Président

  1. L’association GEMME est représentée par son président ou, en son absence ou empêchement, par un vice-président désigné à cette fin par le président. Le président a, conformément à l’article 8 bis des statuts, la faculté de se faire remplacer en vue d’un acte précis par tout membre du conseil d’administration.
  2. Si le président n’a pas désigné de vice-président, le remplacement ponctuel se fera par le vice-président le plus ancien à ce poste puis par le vice-président le plus ancien au conseil d’administration puis par le vice-président le plus ancien dans GEMME.

Article 8 – Quorum

  1. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Le quorum nécessaire pour délibérer valablement est la majorité à la fois des membres élus et des représentants des sections nationales, étant précisé que les membres élus peuvent se faire représenter par un autre membre et que cette représentation entre en compte pour déterminer si le quorum est atteint.
  2. Le paragraphe précédent est applicable aux décisions du bureau.

Article 9 – Représentants des sections

Les représentants des sections nationales peuvent aussi se faire remplacer, dans les réunions du conseil d’administration, par un autre membre de la section en question, avec voix délibérative.

Article 10- Procès-verbaux du conseil d’administration

  1. Les délibérations du conseil d’administration seront consignées dans un procès verbal qui sera approuvé à la première réunion du conseil d’administration qui suit.
  2. Le projet de procès-verbal devra, préalablement, être approuvé par le bureau.
  3. Le site de GEMME pourra reproduire, en résumé ou en entier, les éléments non confidentiels des délibérations du conseil.

Article 11 -Elections

  1. Les membres de GEMME qui sont candidats à une fonction élective au sein de GEMME peuvent proposer leur candidature à l’assemblée générale, au conseil d’administration, au bureau ou au président ou bien être présentés à ces organes par tout autre membre.
  2. Toutes les élections se font par vote secret, si cela est demandé par un membre et soutenu par deux autres.

Article 12 – Procès-verbaux de l’assemblée générale

  1. Les délibérations de l’assemblée générale seront consignées dans un procès verbal qui sera approuvé à la première assemblée générale suivant celle qui a pris les délibérations.
  2. Le projet de procès-verbal devra, préalablement, être approuvé par le bureau.
  3. Le site de GEMME pourra reproduire, en résumé ou en entier, les éléments non confidentiels des délibérations de l’assemblée.

Article 13 – Listes de discussion

Les listes de discussion sont ouvertes aux membres et aux correspondants. Le gestionnaire de la liste pourra, après en avoir avisé le bureau et l’intéressé(e) retirer un membre de la liste. En cas de conflit, le bureau décide du maintien ou non de l’intéressé(e) dans la liste.

Article 14 – Sections

  1. Les sections nationales sont responsables de leurs propres dépenses. Si elles organisent une activité portant le label GEMME, elles veillent à ce que le paiement des dettes ne puisse être imputé à l’association.
  2. Les sections nationales veillent à ce qu’une part raisonnable des bénéfices nets des activités organisées à l’échelle européenne soit ristournée à l’association GEMME
  3. L’association peut toutefois, moyennant décision du conseil d’administration, participer à l’organisation de certaines activités et en outre subventionner certaines activités ayant un rayonnement principalement national. Les responsables de l’organisation des activités conviennent, avant d’engager des frais, avec l’association de la part que celle-ci prendra dans l’organisation, les dépenses et les bénéfices générés par cette activité.

Article 15 – Frais de déplacements

Les frais de déplacement, pour le service de GEMME, des seuls membres effectifs (élus et représentatifs, à jour de leur cotisation (observateurs exclus) du conseil d’administration sont pris en charge par l’association GEMME, conformément aux règles suivantes, dans la limite de 500 € par personne et sur justificatif:

  1. le transport sera remboursé, conformément au tarif de train (2éme classe) ou d’avion (classe économique en low cost si possible) ;
  2. les frais de logement nécessaires sont remboursés à concurrence de maximum 100 € par nuit (une seule nuit par réunion) ;
  3. le bureau pourra fixer un plafond inférieur, si les possibilités financières de GEMME ne permettent pas d’effectuer un tel paiement, sur proposition du Président et après avis du trésorier ; l’orientation suivie en matière de remboursement des frais est exposée chaque année avec le budget ; excepté pour les membres du bureau, GEMME ne rembourse ces frais
  4. que pour un administrateur par section nationale, parmi ceux qui ont sollicité en temps utile le remboursement, et ce sans préjudice des autres limites réglementaires.
  5. Les demandes de remboursement de frais (transport et/ou logement) accompagnés des justificatifs de frais doivent être présentées au trésorier, au plus tard, dans les 20 jours de la réunion ouvrant droit à un tel remboursement. Passé ce délai les membres du Conseil d’administration sont présumés avoir renoncé à un quelconque remboursement.

Article 16 – Trésorerie

Le trésorier et le trésorier adjoint, doivent notamment :

  1. Tenir une comptabilité organisée, dont un livre des recettes et des paiements. Donner leurs avis motivé sur le budget au président, comme indiqué à l’article 15, al 3, un mois avant la date prévue pour toute réunion du conseil d’administration.
  2. Émettre leur opinion justifiée sur toute dépense chaque fois que ce leur est demandé.
  3. Procéder aux paiements qui ont été autorisés, en signant des chèques ou des virements.
  4. Exposer au président, pour que celui-ci la transmette au conseil d’administration, la situation financière de GEMME, un mois avant chaque réunion semestrielle.

Article 17 – Autorisation de dépenses

  • Si le conseil d’administration charge un membre d’organiser un événement européen, cela inclut l’autorisation des dépenses qui ont été incluses dans le budget correspondant accepté par le conseil d’administration ou par le bureau au nom du conseil d’administration, après avis du trésorier et du président.
  • Au-delà des dépenses autorisées par le conseil d’administration, le président peut autoriser des dépenses jusqu’à une limite fixée par le conseil d’administration. Le président peut sous-déléguer ce pouvoir d’autoriser certaines dépenses à autre membre du conseil d’administration.

Article 18 – Entrée en vigueur

Les règles approuvées le 1er novembre 2012 sont immédiatement applicables.

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